Fraunhofer-Institut für Nachrichtentechnik

MyTMA bündelt Daten und erleichtert Personalverwaltungs-Alltag

Kunde

Das Heinrich-Hertz-Institut (HHI) wurde 1928 als Institut für Schwingungsforschung in Berlin gegründet und widmete sich einst der Telegrafie sowie der Fernsprech- und Hochfrequenztechnik. Seit 1968 hat das Institut seinen Sitz am Einsteinufer 37 in Berlin. Heute ist das Heinrich-Hertz-Institut eine Einrichtung der Fraunhofer-Gesellschaft zur Förderung der angewandten Forschung. In Berlin wird sowohl auf dem Gebiet der modernen Kommunikationssysteme als auch zu digitalen Medien und der Dienstenutzung geforscht und entwickelt. Schwerpunkte sind optische Komponenten, Netze und Systeme, Breitbandsysteme und elektronische Bildtechniken. Derzeit gestalten im Fraunhofer HHI mehr als 300 Mitarbeiter und 220 Studenten Innovationen für die digitale Zukunft.


Aufgabe: Optimierte Zeiterfassung und Zutrittsmanagement

Das Heinrich-Hertz-Institut passt derzeit sein komplettes Zeiterfassungssystem, das Besuchermanagement und andere Services modernen Anforderungen an. Das neue System soll bekannte Funktionen – dazu gehören handschriftlich ausgeführte Abwesenheitsanträge zum Beispiel für Urlaub und Dienstreisen oder Buchungskorrekturen – künftig als digitale Anwendungen bereitstellen. Gewünscht war auch eine Anwendung für die Schichtplanung, die Qualifikationen und geplante Abwesenheiten berücksichtigt. Zugleich sollen schichtspezifische Zuschläge automatisch berechnet werden. Darüber hinaus galt es, das HHI-interne ActiveDirectory anzubinden und die Stammdaten daraus regelmäßig zu synchronisieren. Das neue System soll zudem an die vorhandene Software Sigma angebunden sein, mit dem Zutrittssystem gekoppelt werden sowie Besucher anmelden und registrieren.

Lösung: Eine Software-Suite mit den richtigen Schnittstellen

Das Fraunhofer HHI entschied sich für die browserbasierte Software-Suite MyTMA von Siemens. Mit seiner Weboberfläche integriert sich MyTMA in die vorhandene Datenverarbeitungsumgebung. Mit einer Schnittstelle zum ActiveDirectory (AD) wird die Verwaltung der Benutzer gesteuert (Anmeldung an MyTMA mit dem üblichen Windows-Account). Gleichzeitig werden Stammdaten wie Name, Vorname, Eintritt, Abteilung, Transponder-Nummer und Vorgesetzter laufend synchronisiert. Die Zuordnung der Mitarbeiter zu unterschiedlichen Kostenstellen bildet zeitgleich die Kennung zum Steuern der Zutrittsrechte. Um Abwesenheiten und Buchungskorrekturen zu beantragen, bietet MyTMA individuell konfigurierbare Abläufe. Wird Urlaub eingereicht, prüft das System den Urlaubsanspruch, der täglich mit Sigma abgeglichen wird. Darüber hinaus errechnet MyTMA automatisch die Zuschläge für Früh- und Spätschichten. Schließlich sorgt das Modul Besucherverwaltung dafür, dass Berechtigte ihre Gäste jederzeit anmelden können. Zur Bestätigung erhalten sowohl der Besucher als auch der Terminverantwortliche eine E-Mail.

Nutzen: Alle erforderlichen Daten stehen stets bereit

Die Stammdaten werden nur an einer Stelle gepflegt und automatisch mit der Zeiterfassung und der Zutrittskontrolle abgeglichen. Urlaub, andere Abwesenheiten oder Zeitkorrekturen lassen sich einfach beantragen, überprüfen und transparent genehmigen. Die Schichtplanabrechnung wird automatisiert und die Schichtplangestaltung erleichtert. Die Besucheranmeldung ist vereinfacht und beschleunigt. Mit MyTMA strafft das Heinrich-Hertz-Institut vielfältige Personalverwaltungsabläufe, schafft „papierhafte“ Vorgänge ab und stellt weitere Funktionen zur Verfügung, um Mitarbeiter und Vorgesetzte zu entlasten.